Het is je waarschijnlijk niet ontgaan; het nieuws dat overheden hun schriftelijke communicatie richting burgers flink gaan aanpassen. Want wat bleek? Door de moeilijke woorden, het jargon, onbegrijpelijke volzinnen en het ambtelijk taalgebruik, zijn overheidsdocumenten voor burgers nauwelijks nog te begrijpen. Nu speelt dit probleem natuurlijk niet alleen bij de overheid. Iedereen die voor zijn werk veel documenten en rapporten schrijft, gebruikt, al dan niet onbewust, vaak te veel jargon. Ook bij auditor zien we dat veel gebeuren. Waar kun jij als auditor in de toekomst beter op letten als het gaat om schriftelijke communicatie? We vertellen het je graag!
Andere interessante accountancy artikelen geschreven door Peter A. Tijssen:
- Salaris accountant RA
- Salaris accountant AA
- Aansprakelijkheid van de accountant
- Groot of klein accountantskantoor? Of toch liever zelfstandig?
- Wil je promotie? Laat je zien!
Maak de rapporten niet te dik
Als auditor wil je dat beslissers de beste beslissing nemen. Daarvoor moeten ze wel begrijpen wat jij in je rapporten schrijft. Waar het vaak fout gaat is bij de dikte van het rapport. Een managementrapportage van meer dan drie pagina’s is voor lezers al een hele kluif om doorheen te komen. Houd daarom in je achterhoofd dat de boodschap op maximaal één A4’tje moet passen. Laat spreadsheets en grafieken achterwege en focus je op de kern van je boodschap.
Gebruik niet te veel afkortingen
Je herkent het vast wel: als controllers onderling gebruiken jullie een heel scala aan afkortingen. De kans dat je die afkortingen daarom ook in je rapporten gebruikt, is groot. Maar bedenk voordat je dat doet eerst goed of de manager die je rapport gaat lezen deze afkortingen wel kent. De kans is groot dat dit niet het geval is. En dan is het zonde als jij ze wel gebruikt, want je lezer zal dan weinig van je rapport begrijpen.
Gebruik niet te veel jargon
Voor jargon geldt eigenlijk hetzelfde als voor afkortingen. Het vermijden van jargon is alleen wat moeilijker dan het vermijden van afkortingen. Omdat je tijdens je werk zo veel jargon gebruikt, herken je het soms niet meer als zodanig. Of weet je niet meer hoe je iets moet uitleggen zonder jargon te gebruiken. Is dat laatste het geval, leg het dan niet uit. Je kunt altijd nog beter iets weglaten, dan iets toevoegen dat je lezers toch niet begrijpen.
Hoe het wel moet
Hierboven heb je gelezen wat je allemaal niet moet doen, maar hoe moet het dan wel?
Zet je kernboodschap altijd bovenaan de eerste pagina van je – niet te dikke – rapport. Gebruik geen afkortingen zonder ze minstens één keer uit te schrijven en vermijd het gebruik van jargon. Verplaats je tijdens het schrijven in je lezer. Hoeveel achtergrondinformatie heeft hij of zij voor het lezen? Zal de lezer begrijpen wat je nu schrijft? Door je dat continu af te vragen, gaat het met het schrijven van begrijpelijke rapporten voor de doelgroep helemaal goedkomen!
Artikel geschreven door Peter A. Tijssen, senior recruiter accountancy.
Wil Wil je doorpraten over dit onderwerp? Stuur Peter A. Tijssen, senior-recruiter accountancy een app voor het maken van een afspraak: 0653 – 911545