Auto-reply email scheelt je tijd en werk!
Waarom zou je op het moment dat je terugkomt de last hebben van twee weken e-mails door te spitten? Zet je auto-reply aan! Het scheelt je tijd en ergernis.
Meer ontspannen?
Het is moeilijk of zelfs onmogelijk om te ontspannen op vakantie wanneer je constant e-mails moet beantwoorden. (Is dat dan wel echt een vakantie?) Daarom stellen de meeste mensen een e-mailreactie / auto-reply in met een “afwezigheidsboodschap”, waarbij ze beloven dat je ze beantwoord bij terugkomst.
Bij terugkomst….
Het is echter ook moeilijk om te ontspannen als je weet dat het eerste wat je moet doen wanneer je terug bent, enkele honderden of misschien zelfs enkele duizenden e-mails door te ploegen. Het duurt meestal minstens twee dagen om door de puinhoop te klunen. Ik kwam een ander soort “afwezigheid” -mail tegen die meer doet dan alleen het onvermijdelijke uitstellen. In plaats daarvan kun je met deze e-mail controle over je e-mail krijgen in plaats van overgeleverd te blijven aan iedereen die op de knop Verzenden kan klikken.
Dit betreft de volgende auto-reply e-mail die je tijd scheelt:
Ik ben niet op kantoor en verwacht slechts een beperkte e-mailontvangst te hebben. Bedankt voor je bericht. E-mails die worden ontvangen tussen [datum en datum] wordt acht uur vanaf nu van deze server verwijderd. Stuur je bericht opnieuw na [datum].
Met andere woorden: “Als dit echt belangrijk is, kun je me op een later moment een mail sturen. Anders is de kans zeer groot dat ik je e-mail mogelijk niet lees!
Zo, dat is maar duidelijk
De meesten zullen e-mail te belangrijk vinden om op die manier af te blazen. Maar let op, hier is onderzoek naar gedaan.
Volgens dit onderzoek is twee derde van de e-mail die je ontvangt totaal nutteloos: spam en onnodig lawaai. 10 procent van de e-mails is maar echt relevant en zou je snel moeten beantwoorden. De gemiddelde ondernemer besteedt ongeveer 2,5 uur per dag aan e-mail. Dit betekent dat iedereen (ongeveer) twee uur per dag aan het verspillen is om te krijgen wat echt belangrijk is. Auto-reply e-mail kan ook op andere momenten worden aangezet.
Lege inbox scheelt tijd
De misleide zielen die streven naar een “nul-inbox” verspillen nog meer tijd. Het lezen en verwijderen van e-mails het elektronische equivalent is van het scheppen van niets. Laten we nu aannemen dat je vakantie twee weken duurt. Een reactie “mail me later opnieuw als het echt relevant is” betekent dat je gedurende 14 dagen 2,5 uur per dag bespaart. Wat neerkomt op 35 uur – bijna een volledige werkweek.
Dit is zo’n geweldig idee. Ik vraag me af of het misschien niet logisch is om hetzelfde te doen in het weekend. Aangezien er 104 weekenddagen zijn in een jaar, is dat 262 uur bespaard. Dat is ongeveer zes en half weken die je elk jaar bespaart! En je voorkomt misschien een burn-out
Misschien denk je op dit moment dat dit “afwezigheidsbericht” niet voor je werkt omdat je mensen vraagt die belangrijk zijn voor je succes (baas, klanten, etc.) om extra tijd te nemen om de e-mail opnieuw te verzenden. En wat als ze jou moeten bereiken?
Raad eens..
Wel, raad eens? De belangrijke mensen in je leven kunnen je een sms of WhatsApp sturen als ze je nodig hebben om een e-mail te lezen voordat deze wordt verwijderd. Zorg ervoor dat je een privé-telefoonnummer hebt dat je niet deelt met het algemene zakelijke publiek.
Natuurlijk gaat dit alles in tegen de conventionele wijsheid dat je jezelf de hele tijd voor iedereen beschikbaar moet maken. Maar dat was een dom idee toen de telefoon werd uitgevonden (en toen begon deze onzin) en het is nog steeds stom vandaag.
Hier is de belangrijkste les: als je geen controle over je tijd hebt, laat je de rest van je agenda bepalen door anderen.
Om er gelijk achteraan te zeggen: ik heb nog nooit een succesvolle ondernemer gekend die niet 90 procent negeert van alle dingen die op hem of haar worden afgevuurd. Stick to the business!
Dit maakt het per vandaag officieel. Jij hebt de controle over je e-mail (tijdens je vakantie)
Vertel iedereen dat je downtime belangrijker is dan de eindeloze eisen voor je aandacht via nutteloze emails. Hoeveel krijg je er wel niet in de CC en BCC! En – wees eerlijk nu – is dat niet hoe het voor iedereen zou moeten zijn? Het is echt volkomen uit de hand gelopen. Raap jezelf bij elkaar en maak die out-of-office-reply!
Check deze tips: strato